سوالات متداول مجموعه نرمافزاری دیدگاه (اتوماسیون اداری)
1. چرا در پیگیری برخی از پیشنویسهای ثبت شده شماره و تاریخ نامه مشاهده نمیشود؟
• به اين دليل در پيگيري برخي پيشنويسهاي ثبت شده در تب پيگيري شماره و تاريخ نامه مشاهده نميشود كه آن پيشنويس تبديل به نامه داخلي شده است بنابراين در تب پيگيري شماره و تاريخ مشاهده نميشود.
2. چطور میتوان دسترسیهای بایگانی را برای یک کاربر محدود کرد؟ بطوریکه کاربر فقط دسترسی به تعداد محدودی از پوشههای بایگانی داشته باشد؟
• برای محدود کردن این دسترسی دو کار باید انجام شود: 1- در قسمت مدیریت سیستم در ساختار سازمان در دسترسیهای کارمندی تیک مربوط به «جستجو در نامههای بایگانیهای در دسترس» را فعال کنیم. 2- با کلیک راست برر روی سمت در ساختار سازمان و انتخاب گزینه دسترسی بایگانیها، تیک پوشههای مورد نظر را فعال کنیم. توجه داشته باشید که پوشههای بایگانی در نوار سمت راست منوی عمومی مکاتبات قابل محدود کردن نیست و در صورت داشتن دسترسی، کاربر تمام پوشههای موجود در بایگانی را مشاهده خواهد نمود.
3. چرا در قسمت ارسال پیشنویس گیرندگان نهایی نامه را نمیتوان انتخاب کرد؟ و این قسمت غیرفعال میباشد؟
• برای فعال شدن این قسمت ابتدا باید امضا کننده نهایی نامه را انتخاب کرد. لازم به ذکر است که افراد نمایش داده شده در این قسمت بر حسب دسترسیهای امضا کننده نامه نمایش داده میشوند. به طور مثال اگر فردی دسترسی ارسال نامه به خارج از سازمان را داشته باشد در این قسمت گزینه سایر و به تبع آن انتخاب شخص خارجی را مشاهده مینماید.
4. اگر در هنگام کار با دیگاه پنجره IE به طور مداوم refresh گردید چه باید کرد؟
• ممکن است popup blocker در اینترنت اکسپلورر فعال باشد و یا بر اثر نصب toolbar دیگری مثل یاهو یا گوگل popup blocker فعال شده باشد.
5. چرا برخی از کاربران که دسترسی امضای نامه را دارند حتی پس از اینکه نامه ثبت شده و شماره گرفته است میتوانند آن را امضا نمایند؟
• این مورد به دلیل تیک خوردن گزینههای امضای نامه داخلی / دریافتی / ارسالی پس از ثبت میباشد. این گزینه در مرکز مدیریت و در قسمت تنظیمات عمومی مکاتبات وجود دارد. لازم به ذکر است این قسمت در مواردی استفاده میشود که فرد دارای حق امضا (مدیر) درخواست دارد که نامهها را بعد از اینکه از دبیرخانه شماره گرفتند امضا نمایند.
6. در صورت عدم مشاهده پوشههای بایگانی ساخته شده در هنگام ثبت نامه چه باید کرد؟
• یکی از این احتمالات وجود دارد: 1-با محدود کردن دسترسی کاربر به برخی از پوشهها این مورد مشاهده شدهاست. 2- تیک مربوط به انتخاب نوع پوشه در پنجره تعریف ساختار بایگانی نخورده باشد. 3- پوشههای بایگانی در دبیرخانه دیگر تعریف شده باشد و کاربر به آنها دسترسی نداشته باشد.
7. چرا در هنگام انتخاب گیرندگان در پنجره ارجاع نامهها امکان جستجوی نام افراد برای انتخاب گیرنده ارجاع وجود ندارد؟
• درصورتیکه در تنظیمات عمومی پیش خوانی اطلاعات در لیست گیرندگان کمتر از 100 آیتم انتخاب شده باشد و کاربر مورد نظر در گروه کارمندی خود بیش از 100 نفر را داشته باشد این مورد مشاهده می گردد. این امکان به دلیل جلوگیری از بارگذاری بیش از حد پنجره ارجاع در هنگام یازشدن که منجر به کندی آن می گردید به سیستم اضافه شده است.
8. چرا در برخی از پیشنویسها قابلیت ویرایش و تبدیل به نامه درانتظار وجود دارد و در برخی دیگر این امکان موجود نمیباشد؟
• به این علت برخی از پیشنویسها تبدیل به نامه در انتظار نمیشود که در تنظیمات عمومی مرکز مدیریت گزینه «تبدیل مجدد پیشنویس به نامه در انتظار» انتخاب نشده و درچنین شرایطی در مورد پیشنویسهای ثبت شدهای که میتوان آنها را تبدیل به در انتظار کرد به این علت است که آن پیشنویس تبدیل به نامه داخلی شدهاست.
9. چرا در پرینت گرفتن از برخی از فایلهای jpeg صفحه به طور کامل پرینت گرفته نمیشود و اگر تصویر بزرگ باشد آن را به طور کامل پرینت نمیگیرد؟
• با ید توجه داشته باشید که حتماً باید IE 7 و بالاتربر روی دستگاه کاربری نصب باشد و تمامی تنظیمات مربوط به آن انجام شده باشد. لازم به ذکر است که با بهرهگیری از کلیدهای ذرهبین هم میتوان اندازه خروجی پرینت فایل مورد نظر را تنظیم نمود.
10. نحوه انجام تنظیمات IE به چه صورت میباشد؟
• در قسمت Tools پنجره IE در قسمت internet options در tab دوم پنجره باز شده قسمت security در گزینه sites حتماً باید بر روی trusted sites و یا Local Interanet تنظیم شده باشد و در قسمت custom level گزینههای لازم بر روی enable تنظیم شده باشد.
11. در صورت عدم بازگشایی فایل word و نمایش پیغام «امکان گشایش فایل word وجود ندارد» چه باید کرد؟
• باید از طریق دسترسی admin مجدداً دریافت ابزار کاربری نمود و تمامی تنظیمات IE را مجدداً انجام داد. پیشنهاد میگردد که ابتدا نسخه موجود از ابزار کاربری از روی دستگاه حذف، سیستم Restart شده و مجدداً دریافت ابزار کاربری انجام پذیرد.
12. برای بایگانی کردن نامهها از طریق جستجو و گزارش گیری بر روی راست کلیک روی نامه چه دسترسی باید داشت؟
• باید دسترسی ویرایش اطلاعات نامه دریافتی/ارسالی/داخلی به کاربر داده شود. در صورتیکه مدنظر ویرایش بایگانی های دبیرخانههای دیگر باشد لازم است که کاربر دسترسی «ویرایش بایگانیهای سایر دبیرخانهها» را داشته باشد.
13. چرا در قسمت جستجو و گزارش گیری با کلیک بر روی علامت drop down عبارت «هیچ موردی یافت نشد» نمایش داده میشود؟
• زیرا در این قسمت هیچ حرفی تایپ نشدهاست. لازم به ذکر است که حتماً باید یک حرف در فیلد مورد نظر تایپ شود تا لیست افراد مرتبط را نمایش دهد.
14. برای باز کردن یک لینک در متن پیام چه باید کرد که لینک مورد نظر در یک صفحه IE به طور جداگانه باز شود؟
• باید با نگاه داشتن کلید Ctrl روی لینک مورد نظر کلیک کرد.
15. چرا در برخی از مواقع شرح ارجاع تایپ شده و یا پیوست برای فرد گیرنده ارجاع فرستاده نمیشود؟
• زیرا بعد از انتخاب فرد مورد نظر کلید اصل/ رونوشت/ رونوشت مخفی را انتخاب کرده، سپس شرح ارجاع را نوشته و یا پیوست را اضافه نمودهاند. باید دقت نمود که مراحل ارجاع نامه به ترتیب انتخاب گیرنده، درج شرح ارجاع و سپس انتخاب نوع گیرنده مدنظر قرار گیرد.
16. چرا پیشنویس دریافتی را نمیتوان ویرایش کرد؟
• زیرا ابتدا باید گزینه ارجاع و یا پاسخ و.. را انتخاب نمود سپس بعد از مشخص شده مقصد پیشنویس اقدام به ویرایش آن نمود.
17. چرا کاربر امکان دیدن نامههای عادی را در کارتابلش ندارد؟
• در ساختار سازمان و در قسمت دسترسیهای نامهها گزینه مربوطه انتخاب نشده است.
18. چرا روی نامهای مهلت گذاشتهاند اما لغو نمیشود و یادآوری آن تکرار میگردد؟
• ابتدا باید مشاهده مرجع را زده و سپس نامه را از آنجا ارجاع یا اختتام زد.
19. پیشنویسی برای دبیرخانه در انتظار شده ولی نمیتوانند آن را عودت بزنند.چرا؟
• زیرا فرآیند ثبت مستقیم نامه در انتظار انجام شده است وامکان عودت در این حالت فعال نمیباشد.
20. تنظیمات دستگاه کاربری در خصوص استفاده از آفلاین
• ابتدا باید بر روی دستگاه کاربری نسخههای 2، 2.5، 3 و 3.5 زیرساخت مایکروسافت به نام Microsoft .NET Framework نصب گردد سپس دریافت نسخه آفلاین از منوی عمومی و گزینه دریافت فایل انجام پذیرد.
21. با توجه به اینکه تمام تنظیمات دستگاه کاربری انجام شده است ولی box تاریخ و شماره را در نامهها مشاهده نمیکنند.چرا؟
• باید wordدستگاه را باز کرده یک texbox روی آن ساخته و save کنند،مجدداً دیدگاه را باز کرده ،
22. با اینکه کاربر دسترسی بایگانی نامهها را دارد ولی در جستجووگزارشگیری در هنگام بایگانی کردن نامه، امکان بایگانی در نامههای بخصوصی را ندارد
• در قسمت ساختار بایگانی، تیک مربوط به نامههای ارسالی یا داخلی یا دریافتی آن پوشه زده نشده است.
23. کاربر از کجا باید بفهمد که نامه در کدام پوشه در کارتابلش میباشد؟
• در آرشیو نامههای شخصی اگر موس را روی نامه نگه دارد معلوم مینماید که نامه در کدام پوشه در کارتابلش قرار دارد
24. کاربری دارای دو سمت است ولی در هنگام ثبت نامه داخلی دبیرخانه و اندیکاتور یکی از سمتها را مشاهده نمیکند.چرا؟
• باید در تنظیمات شخصی سمت پیشفرض را روی سمتی قرار دهند که آن دبرخانه و اندیکاتور مشخص در آن قرار دارد
25. چرا در قسمت گيرندگان نهايي در پنجره ارسال پيشنويس tab ساير ديده نميشود؟
• در صورتیکه امضاءكننده نامه دسترسی «ثبت نامه به شخص خارجی» را نداشته باشد این مورد مشاهده میگردد.
26. چرا پنجره يادآوري باز نميشود؟
• به دليل اينكه در قسمت تنظيمات شخصي تيك مربوط به نمايش خودكار يادآوري فعال نميباشد.
• در تنظيمات IE ،گزينه POP UP-Blocker فعال ميباشد.
27. در آرشيو نامههاي شخصي چگونه ميتوان فهميد نامه در كدام زير پوشه قرار دارد؟
• با نگهداشتن موس بر روي نامه در پنجره آرشيو نامههاي شخصي محل قرارگرفتن نامه در كارتابل نمايش داده ميشود.
28. در چه صورتي پيوست براي گيرنده ارجاع نمايش داده نميشود؟
• در صورتي كه قبل از افزودن پيوست نوع نسخه ارجاعي به گيرنده را انتخاب كرده باشيم.
29. گيرندگان قديمي در پنجره ارجاع نامه چه افرادي هستند؟
• كساني كه نامه قبلا به آنها ارجاع و يا ارسال شده است.
30. نامهاي كه مختوم ميشود در كدام قسمت ميتوان مشاهده كرد؟
• در منوي ابزار قسمت آرشيو نامههاي شخصي
31. امکان انتخاب گیرندهنهایی نامه در پبشنویس غیر فعال میباشد؟
• زمانی امکان انتخاب گیرنده نهایی نامه در پیشنویس فعال میگردد که امضاء کننده نهایی نامه انتخاب شده باشد تا بر اساس دسترسیهای آن گیرنده نهایی را انتخاب شود
32. هنگامی که کاربری در هنگام ویرایش فایل متن یا پیشنویس از print preview استفاده کند و بعد گزینه close preview را بزند heder و bookmark و box تاریخ و شماره از بین میرود و از این به بعد این کاربر بر روی این دستگاه نامهها را بدون موارد ذکر شده مشاهده میکند
• در چنین مواقعی با بازکردن یک word خارج از نرمافزار دیدگاه و insert کردن یک TextBox در آن و بازکردن مجدد دیدگاه مورد برطرف میگردد.
33. IE 8 را بر روي سيستم نصب نمودم اما پيغام امكان بازگشايي فايل Word وجود ندارد را ميدهد در صورتي كه در IE 7 اين مشكل وجود نداشت ؟
• در چنين شرايطي مراحل زير صورت پذيرد :
1- از قسمت Tools / Internet Options / Advanced / Reset Internet Explorer settings گزينه Reset را كليك كرده و تنظیمات IE را Reset میکنیم.
2- از قسمت Tools / Internet Options / Security از داخل لیست سایتها Local Intranet و یا Trusted Sites، آدرس دیدگاه رو حذف میکنیم و با کلیک بر روی OK تنظیمات رو ذخیره میکنیم.
3- بعد از بستن و باز کردن مجدد IE، در قسمت Tools / Internet Options / Security آدرس دیدگاه رو مجددا به لیست اضافه کرده و تنظیمات را انجام میدهيم. توجه داشته باشيد در قسمت ActiveXها گزينه Only allow approved domains to use ActiveX without prompt را روي Disable قرار گرفته باشد.
سوالات متداول برنامه اتصال به اینترنت
آيا براي استفاده از IBSDialer حتما بايد نرم افزار سرور IBS باشد؟
در صورتيکه بخواهيد از IBSDialer بدون IBS استفاده کنيد ، بعضي از امکانات آن مانند پيغامهاي خطا در هنگام اتصال ، گزارش کاربر و اتصالات قبل را نخواهيد داشت.ولي براي اتصال آسان و همچنين استفاده از پوسته زيبا و تغيير آن به منظور تبليغات مي توانيد به ما تماس بگيريد و از برنامه استفاده کنيد.
براي وصل شدن بوسيله IBSDialer پس از download چه كارهايي لازم است ؟
كافيست IBS Dialer را اجرا كنيد سپس user name و password و شماره تلفن موجود روي كارت را وارد نماييد و با توجه به نوع خط تلفني كه از آن جهت اتصال استفاده مي نماييد گزينه pulse يا Tone را انتخاب كرده و دكمه اتصال را فشار دهيد.
چگونه مي توان چندين شماره تلفن را در IBSDialer وارد نمود؟
براي وارد كردن تمام خطوط تلفن كافيست آنها را بترتيب اولويت شماره گيري در جاي خالي مربوط به شماره تلفن IBS Dialer ، وارد كنيم . شماره تلفن ها بوسيله كاما ( ، ) قابل تفكيك از هممي باشند . Dialer بطور خودكار درصورت اشغال بودن يا عدم پاسخگويي يكي از خطوط ،شماره بعدي را به ترتيب اولويتي كه شما تعيين كرده ايد، شماره گيریمي نمايد.
چگونه مي توان از IBSDialer براي اتصال بوسيله LAN استفاده نمود ؟
در پنجره IBS Dialer ، گزينه LAN را انتخاب كرده و IP Address يا Hostname سرور IBS را در قسمت مشخص شده (متناظر با قسمت شماره تلفن درحالت استفاده از dialup) وارد كنيد. نكته مورد توجه در اينجا اينست كه برخلاف حالتي كه مي توانيم چندين شماره تلفن را وارد نماييم اينجا ملزم هستيم تنها از يك شماره IP يا Hostname استفاده كنيم .
اگر پس از اتصال به ISP امكان دسترسي به قسمتهاي اطلاعاتي كاربر و گزارش اتصالهاي قبلي وجود نداشته باشد ، مشكل چيست ؟
در صورت بروز اين مشكل يكي از حالتهاي زير رخ داده است : 1- ISP كه به آن متصل شده ايد از برنامه IBS استفاده نمي نمايد و اطلاعات شما قابل دسترسي از سرور مركزي نيست؛ بنابراين امكانات dialer قابل استفاده نمي باشد. 2- تنظيمات سرور اصلي IBS دچار اختلال شده است.
اگر در Windows XP پس از قطع شدن ارتباط توسط IBSDialer پنجره ديگري باز شود و آن پنجره شروع به شماره گيري كند، چه بايد كرد؟
پنجره دوم ، امكان شماره گيري خودكار ويندوز است براي غيرفعال كردن آن مي توانيد روي start كليك كرده ، Control panel را انتخاب كنيد و سپس Network connection را انتخاب نموده و در منوي advancedگزينه dialup preferences را انتخاب نماييد. پس از آن در پايين پنجره باز شده گزينه Disable Auto dial while I am logged on را انتخاب نموده و دكمه ok را فشار دهيد.
| 
